GDPR

La stampa dei documenti dovrà essere conforme al GDPR

Mancano pochi giorni all'adeguamento GDPR, entro il 25 maggio 2018 le aziende dovranno adeguarsi al nuovo regolamento Europeo sulla privacy. Sarà necessario adeguarsi ad una corretta gestione del dato in ambito printing, poiché la normativa riguarda anche tutte le attività di stampa per garantire riservatezza ai dati.

Numerose sono le aziende che non riusciranno ad adempiere alla nuova normativa inerente la riservatezza e la sicurezza dei dati perché hanno trascurato le potenziali vulnerabilità associate alla stampa. Un ambiente di stampa non protetto è sinonimo di un ambiente IT non sicuro. Esistono punti di vulnerabilità da tenere in considerazione:

  • Uso improprio di dispositivi e documenti di stampa
  • Conservazione di dati su memorie interne di dispositivi
  • Violazioni potenziali sulla rete dei dispositivi
  • Mancata presa in consegna dei documenti

La legislazione per la protezione dei dati è stata recentemente aggiornata al fine di riflettere i comportamenti e gli attuali servizi online, cloud e di social media. La nuova normativa imporrà sanzioni pesanti per le aziende che non si impegnano in uno sforzo concreto in merito alla protezione dei rischi.

In questi giorni la massima attenzione è rivolta al GDPR, Regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/679 dell’Unione Europea (UE), tuttavia esiste un lungo elenco di normative europee in fase di elaborazione in materia di riservatezza UE che influiranno sul modo in cui le aziende gestiscono i documenti stampati ed i processi dei documenti in futuro.

Le aziende hanno 4 priorità d’investimento principali:

  1. Identificare le applicazioni che usano dati relativi al regolamento specifico di conformità
  2. Mappare, valutare e classificare i dati attraverso un’analisi completa
  3. Creare documentazione specifica
  4. Rivedere ed ottimizzare la gestione di identità e accesso ai dati

Il GDPR punta i riflettori sulla sicurezza della stampa, dei documenti e sulla riservatezza dei dati. Richiede che siano soddisfatte determinate condizioni: percorso di audit, l’accesso ed elaborazione autorizzata, mentre le informazioni dovranno essere protette. Nel caso in cui si verifichi una violazione, le aziende dovranno dimostrare concretamente di aver messo in atto misure adeguate per evitarla.

Ad oggi non tutte le aziende sembrano avere i requisiti necessari per adempiere alla normativa e spesso sono ignare o inconsapevoli  del suo impatto e delle relative scadenze. Nonostante le sanzioni entrino in vigore nel corso di questo 2018, durante il 2017 erano ancora tanti gli utenti che non sapevano cosa fosse il GDPR, alcuni non conoscevano l’effettiva entrata in vigore, mentre coloro che era consapevoli di cosa fosse questo regolamento europeo (GDPR) non conoscevano bene dove intervenire per ciò che riguarda i processi di stampa.

Per assicurarsi che la gestione della stampa e dei documenti siano conformi alla normativa, occorrerà essere consapevoli che la sicurezza aziendale è una priorità assoluta per tutti: dai liberi professionisti fino alle grandi multinazionali. I 3 principali punti da affrontare relativi a questo aspetto sono:

  1. Pianificare la continuità di servizio ed il ripristino in caso di perdita dei dati (disaster recovery)
  2. Restare al passo con i tempi aggiornando i sistemi da attacchi sempre più avanzati
  3. Soddisfare le normative obbligatorie in materia di conformità

Esistono già molte soluzioni che migliorano l’efficienza della gestione della stampa e dei documenti presso le aziende e allo stesso tempo aiutano ad affrontare la sfida della conformità in materia di riservatezza dei dati:

  • Soluzioni per la gestione ed il monitoraggio della stampa: strumenti efficaci per tenere traccia e che permettono un’analisi utile per individuare che cosa viene stampato, da quale postazione e da quale utente. Elemento essenziale per evitare le violazioni di sicurezza.
  • Accesso ed autenticazione sicuri: tante aziende richiedono ai propri dipendenti di autenticarsi su un dispositivo di stampa prima dell’uso, accedendo tramite PIN oppure tramite scheda di comunicazione NFC. Funzionalità obbligatoria per chi elabora materiale sensibile.
  • Accesso sicuro alla stampa con directory attiva: offre maggiore sicurezza e maggiore flessibilità con la possibilità di impostare un limite temporale per la raccolta.
  • Sicurezza del dispositivo di stampa: le aziende temono sempre più che le informazioni aziendali riservate e conservate su dispositivi di rete, possano diventare di utilizzo pubblico. Alcuni produttori di stampanti garantiscono il recupero di documenti da un server centralizzato sicuro oppure da un dispositivo cloud protetto.
  • Scansione sicura: anche i documenti scansionati possono essere protetti come un file PDF con un codice PIN di accesso oppure impiegando un protocollo di trasferimento sicuro dei file per creare un flusso di dati protetto.
  • Comunicazioni sicure di dati: i dispositivi utilizzati per la stampa, la scansione e altre attività di gestione documenti devono essere protetti configurando funzioni di sicurezza per assicurarsi che le comunicazioni siano autenticate, affidabili e riservate.
  • Minacce di rete: le aziende devono garantire che il dispositivo di stampa non sia un punto vulnerabile applicando un livello avanzato di sicurezza.

Intervenire nei singoli processi non solo aiuta a soddisfare la normativa ma permette di risparmiare sui costi e gestire le attività in modo più efficiente su base quotidiana. Per ogni esigenza legata alla conformità sul GDPR siamo a tua completa disposizione.

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Kyocera Net Manager: controllo, sicurezza e riduzione costi

Kyocera Net Manager è la soluzione per la sicurezza ed il controllo dei costi di stampa in grado di proteggere i dati aziendali e gestire la produzione documentale.

Grazie alla soluzione Kyocera Net Manager le aziende hanno la possibilità di mettere a disposizione degli utenti la stampa dei documenti necessari quando è necessario, riducendo i costi ed ottimizzando il processo di stampa. La funzionalità Print&Follow integrata infatti, garantirà un deposito dei documenti sul server che potranno essere stampati in modo sicuro da tutti i dispositivi in qualsiasi ufficio così l’utente avrà la possibilità di ritirare i propri lavori ovunque e nel momento opportuno.

Il software di gestione della stampa è intelligente e consentirà di stampare i propri lavori con semplicità e sicurezza, tracciando, contabilizzando e associando le stampe all’utente che le ha generate, ma soprattutto massimizzando i risparmi di organizzazioni aziendali piccole e grandi.

Se siete alla ricerca di una miglior sicurezza dei dati risulta essere un software eccezionale in grado di evitare che persone non autorizzate possano consultare le stampe di altri con il vantaggio di rendere i processi più semplici evitando in modo sostanziale tutti gli sprechi economici. L’azienda avrà modo di regolare la produttività delle stampe con una politica economica differente e a favore dell’ambiente, cancellando anche il problema delle sovrapposizioni delle stampe.

Ecco alcuni vantaggi di Kyocera Net Manager

Sicurezza: viene garantita la sicurezza attraverso la protezione dei documenti inviati ad una coda di stampa sicura fino al momento del rilascio

Autenticazione: stampa, copia e scansione dei documenti saranno operazioni disponibili dopo l’autenticazione dell’utente  al dispositivo

Continuità di business: tutti i lavori inviati al server potranno essere ritirati da qualsiasi dispositivo grazie alla funzione Print&Follow

Secure & Easy Scan: funzioni avanzate di scansione possono essere gestite con operazioni one-click, profilando le operazioni di scansione per utente, dipartimento o tipologia di processo, garantendo sicurezza e privacy.

Report automatici: è possibile tracciare i volumi di stampa per singolo utente o per gruppi di utenti e ripartire i costi relativi

Funzioni e caratteristiche tecniche

Con la sua interfaccia utente semplice ed intuitiva, il software Net Manager semplifica tutti i processi di stampa, copia e scansione dei dispositivi. La profilazione utente permetterà di differenziare le policy in base all’utente e garantire l’esclusivo utilizzo delle sole funzionalità associate a quell’utente in fase di autenticazione e stampa, valido anche per gruppi di utenti. La personalizzazione delle funzioni, stampa, copia, scansione e invio fax, riduce il tempo di lavorazione delle informazioni permettendo di rilevare e tracciare le singole attività svolte in azienda.

Versioni disponibili

Kyocera Net Manager con target di riferimento le aziende SMB e funzioni base per la gestione dei processi di stampa

Kyocera Net Manager Pro con target di riferimento le aziende enterprise e funzioni complete ed avanzate per la gestione dei processi di stampa (funzionalità Print&Follow local spooling, stampa delega ecc.).

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